La fase di chiusura rappresenta l’ultima fase operativa, in ordine di tempo, del progetto, ma la sua importanza è pari a quella di tutte le altre fasi.
Il documento prodotto in questa fase, il Close-Out, o Documento di Chiusura, ha fondamentalmente tre scopi: chiudere formalmente il progetto, evidenziare i pregi e i difetti della sua pianificazione, nonché esplicitare i risultati conseguiti e le problematiche emerse.
La fase di chiusura rappresenta a livello formale il passaggio di responsabilità tra il Referente ed il responsabile aziendale, chiamato prima a verificare il definitivo completamento di ogni adempimento (es. obblighi contrattuali, ademplimenti amministrativi ecc.) e poi a dar traccia di quanto sia stato svolto nel progetto e con quali risultati. Trattandosi dell’ultima attività, è soggetta a possibili cali di interesse della direzione o ad un calo di interesse da parte del Referente, magari a causa di impegni crescenti verso progetti più recenti. Occorre invece tenere alta l’attenzione perché quest’ultima fase è foriera di risultati per l’azienda, poiché costituisce l’opportunità per riflettere su quanto è stato realizzato, su ciò che è andato bene o male e sul perché di tali risultati.
Il Close-Out dovrebbe contenere le seguenti sezioni:
- Breve presentazione del progetto
- Considerazioni in merito al rispetto della pianificazione
- Elenco delle eventuali attività non portate a termine, cause del fallimento ed eventuale specifica dell’operatività che sarà intrapresa per completarle
- Documentazione di progetto
- Analisi dei risultati conseguiti
- Feedback dagli stakeholder e principali problemi identificati
- Conclusioni: si tratta in assoluto della sezione più letta dopo la conclusione del progetto e deve contenere sinteticamente la fotografia delle criticità evidenziate e dei punti di forza emersi. Ad esempio:
- considerazioni riguardanti riferimenti (unità organizzative o persone fisiche) interni o di fornitori, in merito ad affidabilità, competenza e disponibilità
- criticità interne in termini di inadeguatezza delle risorse e/o apparecchiature a disposizione
- obiettivi scarsamente realistici
- instabilità in corso d’opera dei requisiti di progetto o errata definizione iniziale
- I responsabili aziendali dovrebbero essere molto interessati a sfruttare le conoscenze generate dal progetto poiché si tratta di esperienze e valori con cui determinare come migliorare i processi interni e quale sia la migliore “applicazione” di ogni risorsa umana disponibile in azienda.