Panoramica e Concetti base

Quante volte avrai sentito la necessità di avere a disposizione un sistema informatico a supporto della gestione di progetti condivisi, ad organizzare il tuo tempo e il tuo lavoro. Ciò non cambia, sia che tu gestisca un’azienda molto strutturata sia una impresa medio/piccola… openMEMO è la risposta a queste ed altre esigenze, è lo strumento al tuo servizio che ti ricorda gli appuntamenti, i compiti che devi svolgere entro una determinata scadenza, le attività e le operazioni che ti sono state assegnate o hai assegnato ad altri all’interno dei vari progetti.

Ogni azienda può essere raffigurata con un organigramma per comprenderne la struttura, ma il problema di far funzionare in modo coordinato i vari uffici o semplicemente gestire impegni, progetti e scadenze resta prioritario, sia per imprese molto strutturate sia per piccole e micro aziende.
openMEMO ti viene incontro in ogni caso: può essere configurato ad hoc per adattarsi come un abito su misura alla tua realtà lavorativa.

Le varie sezioni organizzative (uffici, reparti etc.) si intersecano ed è necessario che possano collaborare ad eventuali progetti in comune. openMEMO è estremamente adattabile ad ogni realtà aziendale e permette, fra il resto, di condividere e di assegnare attività e operazioni in base alla disponibilità di ciascuna di esse mantenendo il controllo.

In realtà più piccole si apprezzerà la facilità di accesso a tutte le informazioni più importanti raccolte nel cruscotto: non solo visualizzerai ogni cosa in un’unica schermata, ma da qui potrai creare, consultare, modificare… con un solo clic.

openMEMO consente di assegnare vari ruoli agli operatori che sono stati inseriti all’interno del sistema gestionale. In base a queste impostazioni essi potranno accedere a determinate informazioni e/o sezioni, oppure esserne esclusi.
Sappiamo che in un progetto, ad esempio, possono intervenire numerosi attori, alcuni con ruolo operativo, altri con funzioni di controllo o supporto, altri in qualità di “committenti” o “destinatari” (i ruoli possono essere di supervisore, responsabile reparto e operatore).

Il “supervisore” ha totale accesso e visibilità di tutte le sezioni del gestionale ma gli è preclusa l’operatività.

Gerarchicamente subordinati al supervisore saranno i “responsabili di reparto” che avranno il controllo di tutte le sezioni del gestionale e potranno operare in modo autonomo in tutti gli aspetti di configurazione, modifica, controllo etc., compresa l’assegnazione dei ruoli agli attori coinvolti nel gestionale ed inserimento di nuovi operatori (risorse) sia interni che esterni (risorse esterne).

All’interno di ogni team di progetto, ed esclusivamente in questo ambito, con l’assegnazione del ruolo di “referente” (REF) si conferirà una funzione organizzativa, ovvero di project manager, per la quale sarà consentita la gestione delle attività, operazioni, transizioni e molto altro.

Il ruolo di Capo Reparto (CR) svolgerà funzioni da team leader garantendo supporto decisionale e di coordinamento tra le risorse. L’omologo Capo Reparto Esterno (CR-E) con funzioni di manager funzionale, coordinerà le risorse esterne.

Diversamente, col ruolo di “risorsa operativa” (OP) coloro che ne saranno assegnatari avranno un ruolo operativo ma potranno comunque organizzare, così come tutti gli attori coinvolti, i loro appuntamenti, assegnare compiti, gestire le notifiche, impostare le loro ferie/assenze.

La corretta pianificazione di un progetto, di norma delegata al responsabile aziendale, è forse l’aspetto più complesso della gestione di un’impresa. Ogni azienda, dalla più piccola alla più grande, si trova a dover organizzare in modo proficuo, ordinato e calibrato il proprio lavoro; sia che si tratti di un incarico esterno che di un progetto interno, c’è da rispettare comunque una scadenza e da assegnare i compiti alle persone giuste nell’ordine giusto.
openMEMO contribuisce in modo affidabile e convincente all’organizzazione del lavoro e, cosa altrettanto importante, al controllo e verifica sia della qualità dell’operato, sia della tempistica.

Qualsiasi azienda ha necessità di organizzare il proprio lavoro in “progetti”, grandi o piccoli che siano, esterni od interni.
Può capitare che proprio in questi frangenti si evidenzino le maggiori carenze in termini di individuazione preventiva delle azioni, dei tempi, delle risorse e delle aspettative affidate a quel determinato progetto.

openMEMO è particolarmente utile, duttile e semplice nell’accompagnare e nel supportare il responsabile durante tutto il ciclo di vita di un progetto, predisponendo la raccolta, archiviazione e successiva rielaborazione di dati statistici. Sarà possibile effettuare confronti, stampe, verifiche, analisi approfondite sia in itinere che successivamente.

Seguendo step by step un percorso ben definito e scandito da precise azioni, sarai in grado di pianificare il tuo progetto districandoti senza difficoltà fra la definizione delle fasi, delle attività e delle operazioni, di settare milestone di verifica, di assegnare compiti e scadenze e quindi di mantenere tutto sotto controllo.

Sappiamo che spesso capita di dover svolgere degli incarichi che esulano dal contesto di un qualsiasi progetto in corso ma che devono comunque essere portati a termine per assolvere altre mansioni.

Potrebbero riguardarti in prima persona, oppure colleghi o altre figure dell’azienda.
openMEMO ha concepito un metodo di assegnazione di “compiti” che possono essere rivolti a te stesso o inviati ad altri, ai quali assegnare una scadenza, allegare un file, verificarne lo stato o cambiarne il destinatario, tutto attraverso una semplice interfaccia.
Potrai inserire degli appunti che rimarranno sempre disponibili in archivio anche quando il compito sarà stato completato, stimare il tempo per il suo completamento e rendicontare le ore effettivamente lavorate per assolverlo. Se poi ti dovessi dimenticare di stimare il compito, openMEMO te lo ricorderà mostrandoti un triangolino rosa alla destra del titolo nei vari riepiloghi (nella lista dei compiti aperti e nel cruscotto).

Ogni modifica effettuata durante il ciclo di vita del compito ti verrà notificata per consentirti di mantenere un controllo su di essi, monitorarne l’evoluzione ed aggiornarne lo stato.

Potrai definire anche a quale Ambito di Lavoro assegnare il Compito e ritrovarlo nel relativo kanban.

openMEMO ha anche considerato la necessità di dover gestire facilmente quelle mansioni ricorrenti che si ripetono periodicamente e che devono rispettare determinate scadenze.

Ecco dunque nascere il “compito ricorrente”: attraverso la configurazione di specifici campi aggiuntivi (rispetto a quelli del compito normale) quale la scadenza periodica e la selezione di quanti giorni prima della scadenza vuoi che sia generato il compito ricorrente, darai origine a dei flussi periodici dell’impegno che potrai assegnare a te stesso o destinare a un collega.

openMEMO penserà poi a rispettare le tue impostazioni e consentirà al destinatario di trovare di volta in volta, nella lista dei compiti, anche quelli ricorrenti. Vedrai quanto sarà facile gestirli.

Ogni giorno svolgiamo delle mansioni che non possono essere assimilate ai progetti in corso od ai compiti che ci sono stati espressamente assegnati. Un cliente ci telefona per un’assistenza o una consulenza e gli dedichiamo il nostro tempo, la gestione di un magazzino potrebbe richiedere una verifica giornaliera, stipula di documenti, controlli di cassa… tutti impegni che devono essere comunque svolti e che “occupano” del tempo.

openMEMO ha pensato anche a questo attraverso la taggatura di determinate mansioni operative definite dal responsabile aziendale: sempre il responsabile provvederà ad impostare la stima di impegno da assegnare ad ogni risorsa per impedirne il sovraccarico di attività od operazioni durante la pianificazione di un qualche progetto.

Da parte tua potrai rendicontare ogni operatività che assolvi durante la giornata lavorativa (od anche a posteriori) assegnando uno dei tag che ti verranno proposti nell’apposita schermata.

Nella scheda del tuo profilo, oltre che alle abituali informazioni personali, troverai uno speciale pulsante denominato “Modulo di Rendicontazione”.
openMEMO genera un URL che rimarrà di tuo esclusivo accesso per l’intera durata del tuo incarico lavorativo all’interno di questo sistema gestionale per permetterti di rendicontare progetti, compiti, operatività, da un qualsiasi computer attraverso una speciale maschera. Se avrai salvato l’URL nei preferiti del tuo browser o ne avrai preso nota, sia che tu ti trovi in sede, a casa o all’estero potrai rendicontare le tue varie attività lavorative.
Se oggi non hai tempo di farlo o te ne sei scordato non importa: openMEMO ti consente di registrare interventi effettuati fino a 7 giorni prima e in più sessioni per una stessa attività. Inoltre è possibile eliminare una qualsiasi rendicontazione in caso di errore.

La tua settimana lavorativa può essere organizzata in modo diverso da quella di un tuo collega: inizi a lavorare ad un’ora diversa, hai un contratto diverso, il tuo giorno di riposo è un altro etc.. Anche per le ferie ti assenterai in un periodo differente.
Come fare per non rischiare di vedersi sovraccaricare di lavoro con nuovi task quando hai già tutte le ore impegnate, oppure sei assente?
openMEMO consente di gestire anche questi aspetti: attraverso la visualizzazione dei calcoli effettuati su tutte le ore che ti sono state assegnate o stimate fra i vari task di progetto, compiti e operatività ed i periodi di ferie o di assenza che hai registrato nel tuo “profilo”, un responsabile potrà facilmente organizzarti il lavoro in modo adeguato ed oculato.
E’ nel tuo interesse, quindi, ricordarti di stimare i tuoi impegni là dove ti viene suggerito (anche attraverso l’evidenziazione di un triangolino rosa): queste ore e quelle di tutti gli altri task che ti riguardano saranno visibili ai Responsabili in un apposito riepilogo nella dashboard a loro riservata.

Se vuoi avere un’idea di come openMEMO ti presenta le informazioni più importanti all’interno del tuo cruscotto personale dai un’occhiata qui:

• Il cruscotto personale

Non ti è chiaro quale possa essere il ciclo di vita di un progetto? Vai alla guida specifica cliccando qui:

• Elenco e spiegazione degli stati che può assumere il progetto

Pensi che sia difficile organizzare un progetto o gestire le risorse da coinvolgere? Resterai stupito dalla facilità con cui openMEMO ti accompagna durante questo percorso. Vai alle vai alla sezione delle FAQ e troverai tutte le risposte che cerchi. Se non trovi ciò che ti interessa ti invitiamo a segnalarcelo. Apprezzeremo moltissimo i tuoi suggerimenti.