Stakeholder significa letteralmente portatore (holder) di interessi (stake). Il Project Management Institute (PMI) ne dà la seguente definizione: “individui ed organizzazioni attivamente coinvolti nel progetto o i cui interessi potrebbero essere influenzati, in positivo o in negativo, dalla realizzazione del progetto; essi possono a loro volta influenzare il progetto ed i suoi risultati”.
La definizione del PMI evidenzia che gli stakeholder possono trovarsi ovunque: dentro l’organizzazione di un fornitore, nell’organizzazione di un partner, all’interno dell’organizzazione che realizza il progetto, presso organizzazioni terze (enti di vigilanza, soggetti pubblici beneficiari, sponsor ecc.).
E’ fondamentale individuare tutti gli stakeholder coinvolti, direttamente o indirettamente, nel progetto. Per farlo, è utile partire dallo studio del contesto in cui si colloca il progetto. Oltre alla loro identificazione, è importante evidenziare i fattori per cui ogni stakeholder esercita la propria influenza.
Pur non essendo obbligatorio, sarebbe opportuno classificare ogni stakeholder in base al grado di interesse ed al potere che ha sul progetto, sfruttando quattro tipologie: stakeholder marginale, stakeholder operativo, stakeholder istituzionale, stakeholder chiave.