Ambiti di Lavoro

Sappiamo molto bene come siano interconnessi molti dei task che ci troviamo a svolgere. Che siano della stessa natura o di diversa tipologia, eventi, compiti, allegati, mail, possono riferirsi ad un solo ambito di lavoro, appartenere ad un singolo “cantiere”.

In openMEMO è stato concepito un aggregatore di task consultabili attraverso una visualizzazione a kanban che consente di osservare ad un più alto livello l’insieme di questi task raggruppandoli in stadi (o fasi), in modo da rendere estremamente immediata la comprensione dello stato di avanzamento delle varie lavorazioni correlate, accedendo con facilità alle note, ai documenti ed alle mail che ne completano la documentazione complessiva.

E’ possibile definire sia l’amministratore che le risorse al momento della creazione del singolo Ambito di Lavoro; tali operatori troveranno nel loro cruscotto un collegamento ad esso riservato.

Diversamente da quello che è un progetto, un Ambito di Lavoro è privo di una deadline pre-impostata trattandosi a tutti gli effetti, di un macro obiettivo strutturato da una varietà di task per la quasi totalità singolarmente determinati da una scadenza, anche se volti ad un risultato finale congiunto.

Per questo openMEMO li raccoglie in un aggregatore a kanban, la prima schermata alla quale la risorsa coinvolta accede cliccando sull’Ambito di Lavoro, e che rappresenta un diagramma a stadi (o fasi) di tutti i task che transitano al suo interno, qualsiasi sia la loro natura.
Per far sì che un un task entri a far parte dell’ambito è possibile procedere in vari modi:

• creare un’associazione direttamente dal Compito, dal Progetto o dall’Evento
• selezionare il task dal campo “cerca” disponibile alla destra del bottone “+”, digitando alcune lettere del task precedentementi creati si potranno selezionare ed aggiungere quelli che interessano, scegliendoli fra Compiti, Progetti, Eventi
• cliccando sul bottone “+” per creare immediatamente un nuovo task e che avrà pertinenza e funzione solo all’interno dell’ambito all’interno del quale è stato generato.

All’interno della tab Giornale, invece, troviamo la bacheca dove sono conservati tutti i messaggi che possono essere qui convogliati in modo diversi:

• inseriti direttamente (modificabili ed eliminabili da parte dei mittenti) e integrabili con degli allegati
• inviati via mail all’ambito in modo dinamico attraverso un modulo ad hoc che riporta un indirizzo unico dedicato, reperibile in alto sulla destra della tab Giornale.

Ogni singolo allegato dei vari task che fanno parte di un Ambito di Lavoro (siano essi allegati di eventi, messaggi digitati direttamente o mail destinate al Giornale) viene archiviato nel repository documentale (vedi tab Documenti), una sorta di file manager evoluto che raggruppa dinamicamente ad albero tutti i documenti afferenti all’ambito stesso.

Cliccando sulle cartelle che andranno via via a comporre dinamicamente la strutturazione del repository a seconda del tipo e numero di task dell’ambito di lavoro, potremmo visualizzare e scaricare ogni singolo documento.
Potremo anche caricarne di nuovi direttamente nella cartella principale “Ambito” o in nuove cartelle create attraverso i pulsanti disponibili nella barra degli strumenti.

I task che si trovano a transitare nel kanban, ad esclusione degli Eventi, possono essere corredati di un Commento che sarà ad uso esclusivo dell’ambito in cui si trova. Il testo qui aggiunto assumerà una colorazione azzurra per evidenziarne l’esclusività. I commenti possono essere modificati in qualsiasi momento anche da coloro che non lo hanno creato.

Ogni qual volta si aggiungerà un task all’ambito di lavoro gli eventuali allegati saranno aggiunti al repository documentale, aggregandoli nelle cartelle di pertinenza che si generano dinamicamente.

Anche direttamente all’interno di ogni fase del kanban è possibile aggiungere dei nuovi task.

Per trasitare velocementeun task da una fase all’altra è possibile trascinarli; tale operazione non influenzerà lo stato originario del task (ad esempio, un compito che si trova “In lavorazione” e nel kanban viene trascinato da “In lavorazione” a “Da verificare” il suo stato originario resterà “In lavorazione”).

L’eventuale eliminazione di task dal kanban non determinerà la cancellazione del task originale.

L’assegnazione del task ad un ambito, o più ambiti, quale un Compito, un Progetto od un Evento può avvenire anche al momento della creazione del task, selezionandolo dall’apposito campo di ricerca.