Il Management Plan, o piano di progetto, è il documento formale che definisce le modalità di esecuzione, monitoraggio e controllo del progetto. Esso fornisce informazioni puntuali sul come e il quando gli obiettivi di progetto saranno raggiunti, illustrando i principali deliverable, le risorse e le attività richieste.
Il Management Plan costituisce la guida di riferimento all’esecuzione e al controllo del progetto.
Ha l’obiettivo fondamentale di documentare i presupposti e le decisioni di pianificazione, di facilitare la comunicazione tra i vari stakeholder e di documentare le baseline approvate in merito all’ambito, ai costi e alla schedulazione del progetto.
Il Management Plan può essere organizzato nelle seguenti sezioni:
- Informazioni generali di progetto: nome e codice del progetto, data di attivazione e data di scadenza, persona che lo autorizza (CU), persona che ne è responsabile (REF), referenti nella fase di lavorazione (CR), nomi dei principali stakeholder (allegare o riferire il project charter)
- Executive Summary: illustrare in maniera breve e concisa, motivazioni, obiettivi e approccio di lavoro
- Analisi dei Requisiti: lista dettagliata e formale dei requisiti di progetto, comprendenti il glossario, il contesto funzionale ed il contesto tecnico
- Baseline dei tempi di progetto ed indicazione dettagliate delle milestone stabilite
- Baseline della qualità: strumenti di controllo, test da effettuare con indicazioni di chi e quando dovrà eseguirli
Il Project Management Plan può subire numerose revisioni nel corso dello svolgimento del progetto, solitamente in base ai seguenti eventi:
- Modifica della scadenza finale del progetto
- Aggiunta di una milestone o modifica ad una milestone esistente
- Sostanziale cambiamento della pianificazione in termini di nuove attività previste o introduzione di nuove risorse operative
- Cambiamento parziale degli obiettivi in seguito ad un evento esterno, che ha coinvolto il committente
- E’ fondamentale adottare una metodologia per tracciare le revisioni al Management Plan e consentire a tutti gli stakeholder di conoscere facilmente l’”evoluzione” del documento.
Una buona prassi consiste nel memorizzare tutte le revisioni del documento all’interno del progetto e, di revisione in revisione, aggiungere un paragrafo in testa al documento in cui sintetizzare le differenze tra la revisione corrente e la precedente.